سیستم های میکرو فیلم 

میکرو فیلم چیست 

یک نوع عکسبرداری ذره بینی مثبت یا منفی روی فیلم یا کوچک نمائی 7 تا 80 برابر میباشد . این اصطلاح معمولا به یک ورق فیلم یا یک حلقه فیلم شانزده میلیمتری که روی آن یک سلسله عکسهای ذره بینی باشد اطلاق می گردد . طول میکروفیلم ممکن است بین 100 تا 215 فوت باشد . علاوه بر فیلم به صورت حلقه ای فیلم را در 2 نوع میکروفیش به ابعاد 105*148 میلیمتر و کارت فیلم شامل کارت پانچ سیستمهای MAINFRAME و یک  فریم میکرو فیلم 35 میلیمتری عرضه میگردد. 

عمر آرشیوی میکروفیلم بسته به کیفیت ظهور و ثبوت و شرایط نگهداری 500 سال است و به لحاظ عدم ویرایش با توجه به جنس فیلم و کوچک بودن فریمها دارای سندیت قانونی میباشد. 

نخستین کاربرد تجاری میکروفرم در مقیاس بزرگ بر روی حلقه فیلم های نازک (میکروفیلم) توسط شرکت ایستمن کداک در سال 1928 انجام گرفت که به ریکورداک معروف است .

انواع میکروفرم (Microform) از نظر کاربردی :

1- میکروفیلم رول 16 میلیمتری : جهت نگهداری اسناد زیاد (تا 12000 سند در یک حلقه میکروفیلم) و حداکثر سایز A3 مورد استفاده قرار میگیرد.

2- میکروفیلم رول 35 میلیمتری : جهت نگهداری اسناد زیاد (تا 3000 سند در یک حلقه میکروفیلم) و حداکثر سایز A0 و بزرگتر مورد استفاده قرار میگیرد. 

3- میکروفیش : جهت نگهداری اسناد که مربوط به هم هستند تا سایز A0 و بزرگتر مورد استفاده قرار میگیرد. 

4- کارت فیلم : جهت نگهدار تک سند نقشه تا سایز A0 و بزرگتر مورد استفاده قرار میگیرد.

از سوالاتی که در ذهن مشتریان سیستم های آرشیو وجود دارد میزان ماندگاری امنیت و سندیت اطلاعات مکانیزه یا اسناد اسکن شده است با پیشرفت تکنولوژی امنیت و ماندگاری آرشیوهای الکترونیک به میزان مطلوبی رسیده و تکنولوژی دیسک های نوری (WORM) کمک شایانی در این امر نموده است ولی هنوز اسناد اسکن شده فاقد سندیت قانونی بوده و محاکم قضایی میکروفیلم سندی که به تایید مراجع ذیصلاح رسیده باشد را قبول دارند.

نکته مهم : هیچ گاه نباید مکانیزاسیون و بایگانی الکترونیک توسط اسکنر را با سندیت و یا سندیت را با مکانیزاسیون اشتباه گرفت  بلکه از تلفیق هردو میتوان سندیت و مکانیزاسیون را با هم داشت .

برخی براین باورند که در صورت مکانیزاسیون سیستم بایگانی سندیت از بین میرود و بدین جهت خواهان ادامه سیستم دستی میباشند البته سندیت موضوع مهمی است ولی اشغال فضای فیزیکی به هدر رفتن نیروی انسانی پایین آمدن سرعت و راندمان کار حاصل سیستم دستی است .

سندیت اسناد معمولی مهم نبوده و فقط اسناد مالی است که سندیت آنها دارای اهمیت میباشد که درصد کمی از اسناد یک سازمان را شامل میشود .

مشکل سندیت اسکن شده به دو روش زیر قابل حل میباشد .

1- اسکن اسناد فهرست بندی در نرم افزار بسته بندی و انتقال اصل اسناد به انبار و جانمایی اسناد منتقل شده به انبار در نرم افزار مدیریت اسناد .

2- اسکن اسناد ، فهرست بندی در نرم افزار تهیه میکروفیلم بسته بندی و انتقال اصل اسناد به انبار دریافت تایید میکروفیلم و مجوز امحا از دیوان محاسبات کشور (جهت اسناد مالی دولتی).

نکته مهم : صدور مجوز و عملیات امحا اسناد فقط توسط دیوان محاسبات کشور انجام خواهدشد و هیچ مرجع دیگری صلاحیت امحا اسناد را ندارد.

مشکل : سیستم آرشیو الکترونیکی برای بعضی از سازمان ها فاقد سندیت است و سیستم دستی و میکروفیلم فاقد بازیابی ولی سیستم میکروفیلم دارای سندیت و عمر آرشیو مناسب (500 سال در صورت ظهور و ثبوت مطلوب) میباشد .

راه حل : استفاده از سیستم بایگانی الکترونیک - میکروفیلم بصورت تلفیقی. راه حل ارائه شده کمترین هزینه را در وقت و سرمایه در بر دارد و آرشیوی با ماندگاری و سندیت قابل قبول را به وجود می اورد. 

میکروفیلم نگار (Kodak i9600 Archive Writer)دستگاهی است جهت تبدیل اسناد اسکن شده به میکروفیلم 16 میلیمتری این سیستم اسناد اسکن شده با پسوند PDF ، JPEG ، TIFF را توسط اشعه لیزر بر روی میکروفیلم ثبت میکند و علاوه بر حل مشکل سندیت احتیاج به یکبار اسکن و یکبار میکروفیلم کردن اسناد نمیباشد.

دستگاه پراسسور کداک جهت ظهور و ثبوت میکروفیلم های 16 و 35 میلی متری استفاده می شود و لازم است میکروفیلم ها پس از نگارش توسط دستگاه Archive Writer ظاهر شوند.