مهم نيست كاربر شما سالي يك پرينت بخواهد بگيرد يا روزي يكي يا دائما در حال پرينت گرفتن باشد او به يك پرينتر نياز خواهد داشت پس كاربري نمي توان يافت كه پرينتر نخواهد و از طرف ديگر هيچ سازمان يا شركتي نمي تواند براي هر يك از كاركنانش يك پرينتر بخرد و اينجاست كه شير كردن يا آنطور كه دوست دارم در فارسي بگويم "به اشتراك گذاري پرينتر در ويندوز" معني مي يابد ، يعني يك پرينتر روي يك كامپيوتر نصب مي شود و همزمان مي توان كاري كرد كه دستگاه ديگري هم از طريق شبكه بتواند از همان پرينتر پرينت بگيرد . اين كار بخصوص زماني خيلي جذاب است كه در جايي كه براي اولين بار دستگاههاي آن از طريق شبكه بهم وصل شده اند انجام شود زيرا شما كاملا به چشم مرلين جادوگر ديده مي شويد . 
نحوه به اشتراك گذاري 
روشهاي مختلفي براي به اشتراك گذاري پرينتر وجود دارد . ولي در همه اين روشها بايد 2 نكته را حتما دقت كنيد در غير اينصورت محال است بتوانيد اين كار را انجام دهيد : 
يوزري كه با آن كار مي كنيد دسترسي مديريتي داشته باشد نه يوزر عادي .

1. حتما ابتدا پرينتر را براي اشتراك تنظيم كنيد ! پرينتري كه در حالت اشتراك نباشد را نمي توانيد شير كنيد  
2. بايد حتما در شبكه تان از TCP/IP استفاده كنيد .
3. اگر تنظيم يا پاليسي يا نرم افزاري share local folders را از كار انداخته لازم است اين گزينه فعال شود .

براي آماده سازي پرينتر براي اشتراك گذاري يا قرار دادن پرينتر در حالت شير

 مراحل زير را انجام دهيد : 
به منوي Start برويد ، control panel را كليك كنيد و در كنترل پنل Printer and Faxes را باز كنيد .

1. روي پرينتر مورد نظر راست كليك كنيد و در ليست باز شده Sharing را كليك كنيد پنجره اي باز مي شود .
2. در تب Sharing تيك گزينه Share this printer را بزنيد و ترجيحا در كادر مربوط به Share name نامي را براي پرينتر به اشتراك گذاشته شده انتخاب و تايپ نماييد . ( شايد براي اولين كار كمي بنظر پيچيده باشد ولي بعد از چند بار انجام دادن در چند ثانيه اين كار را انجام مي دهيد . ) انتخاب اين نام به شما كمك مي كند آسانتر پرينتر خود را بيابيد . توضيه مي كنم از تركيب مدل پرينتر و نام دستگاه يا كاربر يا شماده اتاقي كه پرينتر در آن است يا تركيب اينها استفاده كنيد.
3. درصورتي كه از سخت افزار متفاوت يا سيستم عامل متفاوت استفاده مي كنيد روي Additional Drivers كليك كنيد . Environment را كليك كنيد و سيستم عاملي را كه روي سيستم ديگر است انتخاب كنيد مثلا اگر شما از ويندوز اكس پي استفاده مي كنيد ولي سيستم ديگر از ويندوز 98 بايد گزينه Windows 95, 98 and Me تيك خورده باشد . سپس OK را بزنيد تا درايورهاي مربوطه نصب شود . و سپس پنجره را ببنديد .
4. توجه داشته باشيد درايور براي يوزرهايي كه نسخه هاي ديگري از ويندوز را استفاده مي كنند در سي دي مربوطه وجود دارد البته بجز NT 3.1 و NT 3.5 كه شامل نمي شوند .
5. OK را بزنيد .
6. توجه داشته باشيد اگر در محيط اكتيو دايركتوري پرينتر را پابليش كنيد يا براي عموم قرار دهيد ، يوزرها مي توانند با استفاده از جستجو پرينترها را جستجو نمايند مگر آنكه محدود شده باشند .
7. اگر خواستيد پرينتر را از اشتراك خارج نماييد دوباره به قسمت Printer and Faxes برويد سپس روي پرينتر مورد نظر راست كليك نماييد و در ليست دوباره Sharing را انتخاب كنيد و در پنجره باز شده در تب Sharing گزينه Do not share this printer را انتخاب و OK كنيد . خب . الان پرينتر شما براي كار كردن براي دستگاههاي ديگر آماده است .

چگونه دستگاهي را به پرينتر روي شبكه متصل كنيم ؟ 
در دستگاهي كه مي خواهد به پرينتر از طريق شبكه وصل شود برويد و دوباره در كنترل پنل به Printer and Faxes برويد .

• در زير قسمت Printer Tasks روي Add a Printer كليك كنيد تا Add Printer Wizard باز شود و بعد Next را بزنيد .
• A network printer , or a printer attached to another computer را تيك زده و Next را بزنيد .

اكنون 3 روش براي اتصال به يك پرينتر در شبكه داريد: 
1) استفاده از قابلیت جستجوی پرینتر در اکتیو دایرکتوری یا Find a printer in the active directory 

• بعد از انتخاب اين گزينه Next را بزنيد .
• Browse را كه سمت راست كادر Location است كليك كنيد .
• Find now را بزنيد .
• روي پرينتري كه مي خواهيد به آن وصل شويد كليك كرده و OK را بزنيد .

2) گزینه یا روش دوم معرفی پرینتر با تایپ کردن نام پرینتر ( که پیشتر گفته شد چگونه به پرینتر به اشتراک گذاشته شده نام داده شود ) ویا با Browse کردن : 
در همان منوی قبلی بجای Connect to this computer ... گزینه دوم یا Connect to this printer را بزنید . 
اکنون می توانید یکی از 2 کار زیر را انجام دهید : 

الف ) به شیوه زیر نام پرینتر را بنویسید :

که معادل این می شود ، ==نام اشتراک نام دستگاهی که پرینتر روی آن است ب )* Browse شبکه با زدن Next و کلیک کردن پرینتر در قسمت Shared printer 

• و بعد از اینها کلیک کردن Next

3) شما می توانید حتی از اینترنت هم پرینتر شیر کنید . یعنی بجای انتخاب گزینه های قبلی اینبار گزینه Connect to a printer on the internet or on a home or office network را انتخاب نمایید . مسلما آدرسی که اینجا استفاده می کنید آدرس اینترنتی است مثلا :

بعد از انجام یکی از این مراحل به صفحه پایانی می روید که واضح نوشته شده باید چه کنید مثلا از شما می پرسد آیا می خواهید این پرینتر پیش فرض یا Default شما باشد ( یعنی اگر انتخاب نکردید اتومات پرینت با این پرینتر گرفته شود نه با پرینترهای دیگر که مستقیم یا غیر مستقیم به دستگاه متصل اند ) یا آیا می خواهید صفحه آزمایشی یا Test page را برای امتحان پرینتر پرینت بگیرید یا خیر . 

ناگفته نماند روشهای دیگری هم هست مثلا من به شخصه عادت دارم بعد از تنظیم پرینتر در وضعیت اشتراک ، به دستگاه دیگر بروم و در RUN بعد از دو علامت ممیز برعکس ، آی پی دستگاهی که پرینتر روی آن هست را می زنم و بعد اینتر می کنم و اشتراک گذاشته های طرف منجمله پرینترش نشان داده می شود بعدش با یک دابل کلیک ساده روی پرینتر پرینتر شروع به نصب می شود و تنها یک بار تایید می کنید که مایلید درایورش هم استفاده شود و بعد درصورت لزوم آن را پرینتر پیش فرض قرار می دهم . 
در روش دیگر درایور پرینتر را نصب و بعد در تنظیماتش ، پورت آن را TCP/IP زده و آدرس آی پی دستگاه پرینتر را می دهید و چند روش دیگر ولی بهترینها همینها هستند . 

تعین دسترسی های پرینتر 
برای تعین دسترسی هایی همچون اینکه چه کسانی اجازه دارند با این پرینتر کار کنند یا آن را در اختیار داشته باشند باز هم تاکید می کنم ابتدا خودتان باید دسترسی لازم را برای این کار داشته باشید ... اگر نمیدانید دسترسی دارید یا نه اینگونه بگویم : اگر مراحل قبلی را با موفقیت انجام دادید یعنی دسترسی دارید . 

• خب اکنون Printer and Faxes را باز کنید . روی پرینتری که می خواهید برایش دسترسی تعین کنید راست کلیک کرده و در لیست باز شده گزینه properties ، و سپس در پنجره باز شده تب Security را انتخاب نمایید .
• روی Add را کلیک کنید .
• روی Look For را کلیک و نوع یوزرهایی که می خواهید اضافه کنید انتخاب و OK را کلیک کنید .
• روی Look In کلیک و سپس محدوده ای که می خواهید در آن جستجو کنید را Browse کنید و OK را کلیک کنید .
• در کادر Name نام یوزر یا گروههای کاربری که می خواهید به انها دسترسی دهید را تایپ کنید ( بین هر نام با نام بعدی باید علامت " ; " را بگذارید . )
• برای اینکه اطمینان بیابید که اسمها را درست تایپ کردده اید و آیا نامها برای اکتیو دایرکتوری قابل شناسایی هستند یا خیر می توانید Check Names را بزنید .
• بعد از اینکه تمام آنها را در کادر Names نوشتید OK را کلیک کنید .
• در Permissions ( پاین کادر Names ) برای دسترسی ها تیک Allow و برای عدم داشتن دسترسی Deny را تیک بزنید . اگر یوزری هم می بینید که نمی خواهید در فهرست باشد روی آن کلیک و Remove را کلیک کنید .

اگر می خواهید تنظیمات پیشرفته تر مربوط به دسترسی ها را انجام دهید Advance را کلیک کنید .