جهت ارسال فکس توسط کامپیوتر دیگر نیازی به دستگاه فکس نیست این کار توسط نرم افزار انجام میشود که در این بخش نرم افزار مخصوص این کار به شما معرفی می گردد

نرم افزار Essential Fax:

تصویر ۱ - نرم افزار Essential Fax

بارها برای من پیش آمده است که یک فاکتور برای یک شرکت در محیط مایکروسافت وُرد (Microsoft Word) آماده کرده ام و می خواهم آن را فکس کنم. همزمان می خواهم گزارش حساب و بدهکاری آن شرکت را از نرم افزار حسابداری خودم تهیه و آن را همراه با فاکتور فکس کنم.

حتما متوجه مشکل شده اید. ارسال یک فکس که حاوی اطلاعات از چند نرم افزار است.

یکی از بزرگترین مزیت های این نرم افزار این است که می توانیم صفحاتی را که می خواهیم فکس کنیم، از هر نرم افزاری که باشد در یک محل جمع کنیم و در نهایت به راحتی آن ها را در یک فکس ارسال نماییم.

یکی دیگر از مزایای این نرم افزار، محیط بسیار ساده برای ارسال و دریافت فکس است.

سیستم فعالیت این نرم افزار مشابه بسیاری از نرم افزارهای هم خانواده آن است. زمانیکه این نرم افزار نصب می شود، یک چاپگر (Printer) مجازی روی ویندوز نصب و اضافه می کند.

راهنمای ارسال فکس:

ابتدا نرم افزار را نصب کنید. درصورتیکه آن را قانونی خریداری کرده اید، شماره سریال خود را در آن وارد نمایید. اما اگر مثل من امکان خریدن آن برای شما وجود ندارد، برای به دست آوردن سریال (کد فعال سازی) آن می توانید فایل تولیدکننده سریال (Keygen) که همراه این نرم افزار دانلود می شود را اجرا نموده تا کد فعال سازی معتبر برای شما تولید نماید. کدهای تولید شده توسط این نرم افزار را در قسمت درخواست شده (Serial Number) وارد نمایید تا همه امکانات آن به مدت نامحدود برای شما فعال شود.

پس از اطمینان از نصب و فعال شدن نرم افزار، می توانید صفحات مد نظر خود برای ارسال فکس را در یک محل جمع آوری کنید.

مهم نیست چه صفحه ای را می خواهید فکس کنید و یا آن صفحه چیست! یک تصویر، یک فایل وُرد(Word)، یک نقشه اتوکد و … . کافی است فایلی را که می خواهید فکس شود در نرم افزار مخصوص آن باز کنید. به عنوان مثال فایل نامه را در وُرد(Word)، تصویر را در نرم افزار نمایش آن، فایل اکسل را در اِکسِل (Excel) و … .

پس از باز کردن فایل، کافی است آن را چاپ (Print) کنید! بله چاپ. البته خیلی از دوستان با چاپگرهای مجازی آشنایی دارند. شما دستور چاپ را صادر می کنید. در تقریبا تمامی نرم افزارها، برای چاپ کافی است به منوی فایل (File) رفته و گزینه چاپ (Print) را انتخاب نمایید. در پنجره ای که برای تنظیمات چاپ باز می شود، چاپگر (Printer) را “Essential Fax” انتخاب نموده و دکمه “OK” یا “Print” را بزنید. (تصویر ۲)

در این مرحله، پنجره نرم افزار Essential Fax باز می شود که دو انتخاب برای شما وجود دارد.

۱-گزینه Save it to the Outbox, ready for sending: درصورتیکه فقط همین فایل را می خواهید فکس کنید، با انتخاب این گزینه و نیز وارد کردن شماره فکس دریافت کننده، می توانید این فایل را به صندوق ارسال نرم افزار (Outbox) منتقل نمایید.

۲- گزینه Save it to the Fax Enclosures folder, for later use: می توانید این فایل را در یک محل به نام Enclosures نگهداری نمایید. کافی است برای این صفحه یک نام انتخاب و در کادر مربوطه وارد نمایید. (تصویر ۳)

Enclosures چیست:

Enclosures یک پوشه برای نگهداری صفحات مختلف از نرم افزارهای مختلف است تا بتوانیم زمان ارسال فکس، صفحات را از این پوشه انتخاب و در یک فکس ارسال نماییم.

پس از ارسال صفحات مورد نظر خود به پوشه Enclosures، برای ایجاد یک فکس، روی دکمه New در نوار بالای نرم افزار Essential Fax کلیک کنید. صفحه مربوط به ایجاد فکس جدید نمایش داده می شود. (تصویر ۴)

در این پنجره ۴ قسمت وجود دارد:

۱- قسمت Recipient: اطلاعات و شماره دریافت کننده فکس

۲- قسمت Sender: اطلاعات و شماره ارسال کننده فکس

۳- قسمت Cover Sheet: می توانید با فعال کردن آن، یک صفحه به عنوان کاوِر یا تیتر فکس به اول صفحات ارسالی خود اضافه کنید.

۴- قسمت Fax Pages: انتخاب صفحات فکس ارسالی

برای انتخاب صفحات فکس خود، وارد قسمت Fax Pages شوید. (تصویر ۵)

در صفحه باز شده، به دو روش می توانید صفحات فکس خود را انتخاب نمایید:

۱- گزینه Add pages from another fax: انتخاب صفحه از یک فکس دیگر

۲- گزینه Add an enclosure: انتخاب صفحه از پوشه Enclosures که قبلا صفحات مورد نظر را از طریق گزینه چاپ (Print) به این پوشه اضافه کرده ایم. در صورتیکه فکس شما ۴ صفحه است، ۴ بار باید گزینه Add an enclosure را بزنید و با هر بار کلیک یک صفحه را انتخاب نمایید.

پس از انتخاب صفحات، دکمه Save پایین پنجره را برنید. تمام فکس های آماده ارسال به داخل پوشه ارسال (Outbox) منتقل می شوند.

برای ارسال کافی است فکس مورد نظر خود را انتخاب و دکمه Send را بزنید.

تمام فکس های ارسال شده از پوشه ارسال (Outbox) خارج و به پوشه ارسال شده ها (Sent) منتقل می شوند.

راهنمای دریافت فکس:

برای دریافت فکس کافی است دکمه Receive واقع در نوار بالای نرم افزار را بزنید. با زدن این دکمه، دو روش برای دریافت فکس وجود دارد:

۱- گزینه Receive Mode: با انتخاب این گزینه، از این پس، نرم افزار به صورت خودکار پس از شنیدن بوق تلفن، شروع به دریافت فکس می کند.

۲- گزینه Receive Fax NOW: اگر در حال صحبت با تلفن هستید و می خواهید از همان خط یک فکس دریافت کنید، کافی است این گزینه را انتخاب کنید تا همان لحظه نرم افزار اقدام به دریافت کردن فکس کند.

نکته: همانطور که می دانید، برای ارسال و دریافت فکس، باید یک مودم معمولی (Dial-Up) و نه مودم های جدید ADSL روی سیستم شده نصب و به خط تلفن متصل شده باشد. خیلی از کامپیوترها به صورت پیش فرض این نوع مودم را داخل خود دارند(On-Board). این نوع مودم ها قیمت های خیلی پایینی در بازار دارند و می توانید با هزینه بسیار کم، یک دستگاه فکس حرفه ای با کاربری ساده داشته باشید.